Conditions générales de vente et d’utilisation

1. Identification du Laboratoire

Nom commercial : Decerf lab
Titulaire : Julie Decerf (Personne physique)
Numéro BCE : 1044.468.383
Numéro TVA : BE1044.468.383
Adresse : Rue des Claveaux 1, 4560 Clavier, Belgique
Téléphone : +32 (0)495 83 24 65
Email : contact@decerf-lab.be
Site : https://www.decerf-lab.be

Ci-après « Decerf lab » ou « le Laboratoire ».

2. Champ d’application

Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation (« CGV ») régissent les prestations de laboratoire dentaire fournies à des professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Elles s’appliquent aux dentistes, cabinets, cliniques et laboratoires qui commandent à Decerf lab des travaux, notamment en sous-traitance.

Elles couvrent la conception, la fabrication, la fourniture, la réparation, l’adaptation et la livraison de dispositifs et travaux dentaires, dont les prothèses fixes ou amovibles, travaux implantaires, dispositifs orthodontiques, gouttières, travaux CAD/CAM, usinage, impression 3D, modèles, guides et réparations.

Les présentes CGV ne sont pas destinées aux consommateurs. Les conditions particulières acceptées par écrit prévalent en cas de contradiction avec les présentes CGV.

3. Acceptation des CGV

Les CGV sont accessibles avant la création du compte professionnel. Le Client les accepte expressément au moyen de la case prévue lors de la création de son compte. La version acceptée et la date d’acceptation sont enregistrées dans le compte.

Le Client peut consulter, télécharger et conserver les CGV. Une mise à jour substantielle est portée à sa connaissance et soumise à une nouvelle acceptation avant son application aux nouvelles commandes.

Les présentes CGV entrent en vigueur pour le Client à compter de leur acceptation. La seule publication sur le site ne vaut pas acceptation.

4. Compte professionnel et accès au portail

L’accès aux fonctions de commande est réservé aux professionnels dont le compte a été approuvé par Decerf lab. Le Client fournit des informations exactes et les maintient à jour; il protège ses identifiants et répond de leur utilisation, sauf utilisation frauduleuse qui ne lui est pas imputable.

L’approbation du compte autorise l’accès au portail, mais ne vaut pas acceptation automatique de chaque commande. Decerf lab peut suspendre l’accès en cas d’usage abusif, d’informations inexactes ou de manquement contractuel, dans les limites du droit applicable.

5. Commandes et formation du contrat

Les commandes peuvent être transmises par le portail professionnel, par email ou par un autre canal accepté par le Laboratoire. Le Client fournit les informations nécessaires, notamment le prescripteur, la référence de dossier ou de patient, la prescription, les caractéristiques du dispositif, les matériaux, les éléments cliniques utiles, les fichiers et la date souhaitée.

La soumission d’une commande sur le portail constitue une demande de réalisation et non son acceptation immédiate. Le contrat est formé lorsque Decerf lab confirme la commande ou commence son exécution de manière non équivoque. Le statut « en attente » affiché sur le portail indique qu’elle n’est pas encore acceptée.

Decerf lab peut demander des précisions, proposer une adaptation ou refuser une commande qui ne peut être réalisée dans des conditions techniques, réglementaires ou de sécurité appropriées. Le Client en est informé dans un délai raisonnable.

6. Prescription et responsabilités cliniques

Le Client prescripteur demeure responsable du diagnostic, de l’indication thérapeutique, du choix et de la prescription du traitement, des actes cliniques, de la pose et du suivi du patient. Il s’assure que la prescription est établie par une personne habilitée et contient les indications nécessaires.

Decerf lab ne pose pas de diagnostic clinique et ne se substitue pas au praticien. Le Laboratoire conserve toutefois ses propres obligations de contrôle, de conseil, d’alerte, de conformité et de sécurité lorsqu’elles lui incombent.

En cas d’incohérence manifeste ou d’information insuffisante, Decerf lab peut suspendre le travail et demander une clarification avant de poursuivre.

7. Empreintes, scans et fichiers

Le Client est responsable de la qualité et de l’exactitude des empreintes, scans, prescriptions et données cliniques qu’il réalise ou transmet. Les fichiers doivent être complets, exploitables et dans un format accepté.

Le contrôle d’exploitabilité réalisé par Decerf lab est un contrôle technique et ne vaut pas validation clinique. Si les données sont insuffisantes, le Laboratoire peut demander un nouvel envoi; le délai est alors adapté en conséquence.

Les frais supplémentaires liés à une nouvelle réalisation sont déterminés selon l’origine du problème, les responsabilités respectives et les tarifs communiqués. Aucun supplément hors tarif applicable n’est réalisé sans information préalable et accord du Client.

8. Fabrication, conformité et rôle réglementaire

Decerf lab réalise les prestations acceptées conformément à la prescription, aux spécifications contractuelles, aux règles techniques et aux exigences réglementaires applicables. Les procédés peuvent être numériques, conventionnels ou hybrides.

La qualité de fabricant réglementaire est déterminée pour chaque dispositif selon les opérations réellement effectuées, sa destination, sa conception, sa mise à disposition et le règlement (UE) 2017/745. Decerf lab assume les obligations réglementaires correspondant au rôle qu’il exerce effectivement. Les certificats et documents remis identifient le fabricant réglementaire applicable au dispositif concerné.

Aucune clause des présentes CGV ne transfère artificiellement une responsabilité réglementaire à un intervenant qui ne remplit pas les conditions de ce rôle. Les modifications substantielles de prescription nécessitent, lorsque cela est requis, l’accord préalable du praticien.

9. Sous-traitance et laboratoires partenaires

Decerf lab peut confier à des laboratoires partenaires ou prestataires techniques tout ou partie d’une opération, notamment la conception, l’usinage, l’impression, la finition, l’assemblage ou la fabrication. Le recours à un partenaire ne supprime pas les obligations contractuelles et réglementaires qui restent à la charge de Decerf lab.

Le Laboratoire veille à sélectionner des partenaires adaptés et à documenter leurs rôles. Les opérations sont actuellement organisées en Belgique. Tout recours futur à un partenaire situé hors de l’Espace économique européen fera l’objet des vérifications, informations et garanties requises par les règles applicables, notamment en matière de conformité et de données personnelles.

Un laboratoire Client qui confie un travail à Decerf lab reste responsable de ses propres obligations envers son donneur d’ordre et de la transmission des prescriptions et informations nécessaires. Les droits du Client au titre des présentes CGV ne dépendent pas automatiquement de l’acceptation d’une réclamation par un partenaire.

10. Traçabilité et sécurité

Selon le rôle réglementaire de Decerf lab et la qualification du dispositif, le Laboratoire conserve ou rend disponibles les informations de traçabilité requises, qui peuvent inclure la référence du travail, le prescripteur, les matériaux et lots pertinents, le fabricant réglementaire, les partenaires et les contrôles réalisés.

Les exigences applicables aux dispositifs sur mesure, dont celles de l’annexe XIII du règlement (UE) 2017/745, sont respectées lorsqu’elles s’appliquent. Les durées de conservation sont celles imposées par la réglementation pertinente.

Toute suspicion d’incident lié à un dispositif est communiquée sans retard injustifié. Les parties coopèrent aux investigations et mesures de sécurité relevant de leurs obligations respectives. Une question de sécurité est traitée indépendamment d’un différend financier.

11. Matériaux et composants

Les matériaux et composants sont choisis selon la prescription, la destination du dispositif et les exigences applicables. Le Client signale les contraintes ou incompatibilités dont il a connaissance.

Les composants implantaires sont utilisés selon les informations de compatibilité et instructions disponibles. Decerf lab peut demander des précisions lorsqu’une combinaison n’est pas suffisamment documentée; ses propres obligations de vérification et d’alerte restent applicables.

12. Tarifs et prix

Les tarifs professionnels sont consultables par les Clients dont le compte est approuvé sur le portail ou communiqués directement par Decerf lab. Sauf indication contraire, les prix sont exprimés hors taxes et la TVA applicable est indiquée sur la facture.

Le prix applicable est celui communiqué au Client au moment de la commande acceptée. Les tarifs ne s’appliquent pas rétroactivement aux commandes déjà acceptées. Tout supplément, urgence ou prestation hors tarif fait l’objet d’une information préalable et de l’accord du Client avant exécution.

13. Devis et prestations particulières

Les prestations figurant au tarif professionnel ne nécessitent pas de devis préalable distinct lorsque le prix est clairement indiqué avant la commande. Un devis peut être établi pour une prestation exceptionnelle ou non tarifée; il précise les prestations, le prix et, le cas échéant, sa durée de validité.

Toute modification du travail ou du prix après acceptation est communiquée au Client et soumise à son accord avant réalisation lorsqu’elle entraîne un supplément ou modifie substantiellement la prestation.

14. TVA et facturation

La TVA est déterminée selon la nature de l’opération, le statut des parties et les règles fiscales belges en vigueur à la date de l’opération. Le régime appliqué par Decerf lab et la mention réglementaire correspondante figurent sur la facture. Le numéro d’identification TVA du Laboratoire peut être indiqué même lorsque le régime de franchise s’applique et qu’aucune TVA n’est portée en compte.

Les factures sont établies selon les règles fiscales et comptables applicables. Lorsqu’une facturation électronique structurée est légalement requise, Decerf lab utilise le format et le canal conformes aux exigences alors en vigueur. Le Client fournit des coordonnées de facturation exactes et informe le Laboratoire de tout changement.

Toute contestation de facture est motivée et transmise dans un délai raisonnable après réception. Elle ne suspend pas le paiement des montants non contestés et exigibles.

15. Paiement et retard

Sauf accord écrit différent, les factures sont payables dans un délai de 30 jours calendrier à compter du jour suivant leur réception. Le paiement est effectué sur le compte indiqué sur la facture.

En cas de retard, les intérêts et indemnités prévus par la loi belge du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales sont dus lorsque les conditions légales sont réunies, notamment l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros.

Après information appropriée et dans les limites du droit applicable, Decerf lab peut suspendre l’acceptation de nouvelles commandes en présence d’impayés significatifs. Cette suspension ne fait pas obstacle aux mesures impératives de sécurité ou de vigilance relatives aux dispositifs.

16. Délais de fabrication

Les délais communiqués sont des estimations, sauf engagement écrit exprès sur une date ferme. Ils commencent lorsque la commande est acceptée et que les informations et éléments nécessaires sont disponibles.

Une demande de modification, une nouvelle empreinte, une validation ou une difficulté technique peut adapter le calendrier. Decerf lab informe le Client d’un retard significatif identifié. La sous-traitance ne supprime pas un engagement de délai valablement pris.

17. Urgences

Une commande urgente est acceptée sous réserve de faisabilité technique et réglementaire. Le délai urgent n’est garanti que s’il est expressément confirmé. Tout supplément est communiqué et accepté avant exécution. L’urgence ne supprime pas les contrôles requis pour la sécurité et la conformité.

18. Livraison

Sauf demande contraire convenue, Decerf lab organise la livraison standard et son coût est inclus dans le tarif communiqué. Toute livraison particulière, urgente ou hors modalité standard fait l’objet d’une information préalable sur les frais et de l’accord du Client.

Le Client vérifie les anomalies apparentes dans un délai raisonnable et les signale avec les éléments utiles. Une réclamation tardive concernant un défaut non apparent reste examinée selon les droits légaux applicables.

19. Essayages et validations intermédiaires

Certains travaux nécessitent un essayage ou une validation intermédiaire. Le Client réalise les contrôles cliniques appropriés et transmet ses observations. Le travail peut être suspendu dans l’attente d’une validation nécessaire.

La validation d’une étape n’exonère pas Decerf lab de ses obligations de conformité et de sécurité. Les changements demandés après validation sont examinés selon leur cause, leur faisabilité et leurs conséquences financières.

20. Modifications et annulations

Toute modification après acceptation est communiquée rapidement. Decerf lab en examine la faisabilité et les conséquences techniques, financières et réglementaires. Les travaux ou composants déjà engagés peuvent être facturés dans la mesure permise par le contrat et le droit applicable.

Une annulation après acceptation est examinée en fonction de l’avancement, des coûts raisonnablement engagés et des règles applicables. Aucune indemnité manifestement disproportionnée ne peut être imposée.

21. Réclamations, retouches et refabrications

Toute réclamation mentionne la référence de commande, le dispositif concerné, le défaut constaté et les éléments utiles à son analyse. Decerf lab peut demander des photographies, fichiers ou le retour du dispositif lorsque cela est approprié. Les données de santé sont transmises par un canal sécurisé et limitées au nécessaire.

Les retouches et refabrications sont examinées selon l’origine du problème. Une correction due à une non-conformité imputable au Laboratoire est traitée conformément aux obligations applicables. Une nouvelle prescription, une évolution clinique ou une demande supplémentaire non imputable au Laboratoire peut être facturée après accord préalable.

Lorsqu’un partenaire a participé à la fabrication, Decerf lab peut lui transmettre les éléments nécessaires à l’investigation, dans le respect de la confidentialité et de la protection des données. Les droits du Client envers Decerf lab ne sont pas conditionnés à l’acceptation de la réclamation par ce partenaire.

22. Garanties et responsabilité

Les garanties et recours applicables dépendent de la nature du dispositif, du contrat et du droit belge. La garantie de conformité de deux ans propre aux ventes aux consommateurs ne s’applique pas automatiquement aux relations entre professionnels. Les règles de conformité contractuelle, de vices cachés et de responsabilité peuvent s’appliquer selon les circonstances.

Chaque partie répond de ses obligations et de ses propres manquements. Le Client conserve ses responsabilités cliniques; Decerf lab conserve ses obligations contractuelles, techniques et réglementaires. Le recours à un sous-traitant ne constitue pas une exclusion générale de la responsabilité du Laboratoire.

Aucune clause ne limite une responsabilité dont l’exclusion est interdite par la loi, notamment en matière de sécurité, de faute intentionnelle ou de responsabilité du fait des produits défectueux. L’usure normale, une évolution clinique ou un usage inapproprié sont examinés selon les causes réelles et ne constituent pas des exclusions automatiques.

23. Propriété intellectuelle et confidentialité

Chaque partie conserve ses droits sur ses marques, logiciels, procédés, méthodes et fichiers préexistants. La remise d’un dispositif ne transfère pas automatiquement les droits sur les outils ou procédés de fabrication. Les fichiers du Client sont utilisés pour exécuter la commande et satisfaire aux obligations légales.

Les parties préservent la confidentialité des informations professionnelles, techniques, commerciales et personnelles reçues dans le cadre de leur relation, et ne les utilisent pas à des fins étrangères au contrat sauf base juridique appropriée.

24. Données personnelles

Les parties respectent le RGPD et la législation belge applicable. Les rôles de responsable du traitement et de sous-traitant sont déterminés selon les traitements réellement effectués. Les données de patients sont limitées à ce qui est nécessaire à la commande, à la traçabilité, à la sécurité et aux obligations légales.

Lorsque Decerf lab traite des données personnelles pour le compte du Client, l’annexe de traitement des données (« DPA ») complète les présentes CGV et précise les obligations prévues par l’article 28 du RGPD.

L’annexe DPA est consultable à l’adresse suivante :

Annexe de traitement des données (DPA)

25. Force majeure

Les parties sont soumises aux règles belges applicables en matière de force majeure. La partie empêchée informe l’autre dans un délai raisonnable. Les conséquences sur les commandes sont appréciées selon la nature et la durée de l’empêchement et les règles légales. La force majeure ne supprime pas les obligations impératives de sécurité et de coopération réglementaire.

26. Suspension et fin de la relation

En cas de manquement significatif, chaque partie peut exercer les droits de suspension ou de résolution prévus par la loi et le contrat. La fin de la relation ne supprime pas les obligations de paiement, de confidentialité, de traçabilité, de conservation ou de vigilance qui doivent subsister.

27. Modification des CGV

Decerf lab peut proposer une nouvelle version des CGV pour les commandes futures. Les modifications sont communiquées avant leur entrée en vigueur. Une modification substantielle est soumise à une nouvelle acceptation explicite; elle ne s’applique pas rétroactivement aux commandes déjà acceptées.

28. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont régies par le droit belge. Les parties recherchent d’abord une solution amiable. À défaut, les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Liège sont compétents dans la mesure où une telle attribution est permise par les règles applicables; les règles impératives de compétence restent réservées.